E-Gider Pusulası Nedir? Nasıl Düzenlenir, Kimler İçin Zorunlu ve Cezaları Nelerdir?

Gider pusulası; vergi mükellefi olan kişilerin, vergi mükellefi olmayan kişilerden ürün ya da hizmet aldıklarını belgeleyebilmek için oluşturulan bir evraktır. Gider pusulası uzun yıllardır aktif olarak kullanılmaktadır. İnternetin ve dijital ticaretin hayatımızın bir parçası haline gelmesiyle birlikte bu belge türünün elektronik versiyonu olan e-gider pusulası da yaygın şekilde kullanılmaya başlamıştır. Bu nedenle “e-gider pusulası nedir, nasıl düzenlenir, kimler için zorunlu ve cezası nedir?” gibi sorular hem işletmelerin hem de serbest şekilde hizmet sunan kişilerin gündemindedir.

Bu rehberde e-gider pusulasının tanımından zorunluluk kapsamına, düzenleme adımlarından içerik gerekliliklerine ve cezalarına kadar tüm başlıkları, pratik örnekler ve Temasis Akıllı E-Ticaret Altyapısı ile entegrasyon önerileriyle birlikte bulabilirsiniz.

E-gider Pusulası Nedir?

E-gider pusulası; gider pusulası ile aynı işlevlere sahiptir. Gider pusulasından temel farkı, e-gider pusulasının elektronik bir ortamda, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen teknik standartlara uygun şekilde oluşturulması ve gerektiğinde elektronik olarak karşı tarafa iletilebilmesidir. Ayrıca gider pusulası ve e-gider pusulası, tüketiciye satılan malın iade alınması durumunda da düzenlenebilmektedir.

Kağıt Gider Pusulası ile E-gider Pusulası Arasındaki Farklar

• Oluşturma ve iletim: Kağıt belgeler fiziki olarak düzenlenirken e-gider pusulası elektronik ortamda oluşturulur, saklanır ve gönderilir.
• Doğrulama: E-gider pusulası karekod/barkod ile GİB sistemlerinde sorgulanabilir ve doğrulanabilir.
• Arşiv ve ibraz: E-belgeler elektronik arşivleme kurallarına uygun şekilde saklanır; gerektiğinde kağıt çıktıları da alınabilir.
• Operasyonel hız: Elektronik düzenleme; iade, mutabakat ve raporlama süreçlerini hızlandırır.

Hangi Durumlarda E-gider Pusulası Düzenlenir?

• Vergi mükellefi olmayan kişilerden ürün/hizmet temini yapıldığında, bu işlemi tevsik etmek için.
• Perakende satışlarda tüketiciden iade alınması halinde (ör. e-ticaret iade süreçlerinde).
• E-ticaret firmalarının çeşitli yöntemlerle tanıtımlarını yaptırdıkları kişilere (influencer, içerik üreticisi vb.) ödeme yaptıkları durumlarda.
• Belirli iş türlerinde (ör. münferit hizmet ifaları, tesadüfi satışlar) karşı tarafın fatura düzenleme yükümlülüğü bulunmadığında.

Yazımızın devamını okuyarak, e-gider pusulası ile ilgili merak edilen pek çok farklı soruya cevap bulabilirsiniz.

E-gider Pusulası Kimler İçin Zorunlu?

E-gider pusulasının kimler için zorunlu olduğu yapılan denetimler ve analizler sonucunda belirlenir. Yapılan denetimler ve analizler sonucunda vergi uyumunun yetersiz ve riskli olması durumunda bu mükelleflerin e-gider pusulasına geçmesi zorunlu kılınır. Bu noktada şunu belirtmemiz gerekiyor; bu mükelleflerin belirli bir faaliyet, satış ya da endüstriden olması gerekmez. Yani gerekli görülmesi durumunda mükelleflerin yaptığı iş göz ardı edilir.

Bildirim ve Geçiş Takvimi

Yapılan denetimler ve analizler sonucunda mükellefin e-gider pusulasını kullanması zorunlu kılınırsa, mükelleflere bildiri gönderilir. Mükellef bildirim aldıktan sonra 3 ay içerisinde e-gider pusulasına geçmek zorundadır. 3 ay içerisinde e-gider pusulasına geçiş yapmayan mükelleflere hukuki yaptırımlar uygulanır.

E-ticaret ve Tanıtım Ödemeleri Özelinde Zorunluluk

Ayrıca e-ticaret firmaları çeşitli yöntemlerle tanıtımlarını yaptırdıkları kişilere e-gider pusulası kesmek zorundadır. Bu kapsama; influencer’lar, içerik üreticileri, bağlı pazarlama (affiliate) ağı üzerinden trafik/ satış getiren bireyler ve vergi mükellefi olmayan üçüncü kişilerden alınan benzeri dijital hizmetler girebilir.

Örnek Zorunluluk Senaryoları

• Bir e-ticaret sitesi, vergi mükellefi olmayan bir içerik üreticisine kampanya tanıtımı için ödeme yapıyorsa, e-gider pusulası düzenler.
• Mağaza, tüketiciden iade aldığı ürünü geri depoya kabul ettiğinde iade işlemini e-gider pusulası ile belgelendirir.
• Bir işletme, vergi mükellefi olmayan kişiden tek seferlik bir görsel tasarım hizmeti aldıysa e-gider pusulası düzenleyebilir.

E-gider Pusulası Nasıl Düzenlenir?

E-gider pusulası nedir sorusundan sonra e-gider pusulası ile ilgili merak edilen soruların başında nasıl düzenlendiği geliyor. Uygulama, GİB’in yayımladığı e-belge teknik kılavuzlarına uygun hareket edilmesini zorunlu kılar.

Ön Gereklilikler

• Mali mühür veya nitelikli elektronik sertifika (e-imza)
• GİB Portal, özel entegratör ya da kendi bilgi sisteminiz üzerinden e-belge düzenleyebilen bir altyapı
• GİB’in teknik kılavuzlarında yayımlanan format ve standartlara uyum

Adım Adım Düzenleme Süreci

• E-gider pusulası oluşturulurken ve gönderilirken uyulması gereken bir format bulunuyor. Bu formatla ilgili daha detaylı bilgi sahibi olabilmek için https://ebelge.gib.gov.tr/anasayfa.html adresinde yayınlanan kılavuzlara bakmanız gerekiyor.
• Kılavuza baktıktan sonra kılavuza uygun bir şekilde e-gider pusulası düzenlemeniz gerekiyor.
• Elektronik ortamda düzenlenen gider pusulasının bir adet çıktısı alınır.
• Alınan çıktı sadece muhatabı tarafından ıslak imza ile imzalanması yeterlidir. (Düzenleyenin kâğıt çıktı üzerine ıslak imza atma şartı yoktur.)
• Belgeyi düzenleyen taraf, belgeyi kâğıt ortamında muhafaza ve ibraz etmesi gerekiyor.
• Belge muhataba kâğıt şeklinde ya da elektronik ortamda iletilebilir.

E-gider pusulası düzenlemek için bu adımları takip edebilirsiniz. E-gider pusulası düzenlenmesi ile ilgili teknik detaylar zaman zaman değişiklik gösterebildiği için özellikle ilk defa e-gider pusulası düzenlemeden önce yasal kılavuzu incelemelisiniz.

Doldurma İpuçları ve Vergisel Unsurlar

• İşin mahiyeti: Hizmet veya malın niteliğini açık yazın (ör. “Ürün iadesi – sipariş no X”, “İçerik üretimi – kampanya Y”).
• Vergi ve kesintiler: KDV ve varsa stopaj/diğer kesintiler faaliyet konusuna göre değişebilir. Güncel oran ve tebliğleri kontrol edin.
• Ödeme yöntemi: Banka transferi/ödeme referansını eklemek mutabakatları kolaylaştırır.
• İade kodları: İade sebebi ve tarihine yer vermek (özellikle e-ticarette) operasyonu şeffaflaştırır.

E-gider Pusulasında Olması Gerekenler

E-gider pusulasında olması gerekenleri şu şekilde sıralayabiliriz:

• Alıcının adı, soyadı ya da unvanı, vergi dairesi, TCKN/ VKN’si ve adresi
• E-gider pusulasının tarihi, saat ve dakika olarak düzenlenme zamanı ve belge numarası
• Satıcının adı, soyadı ya da unvanı, vergi dairesi, TCKN/VKN’si ve adresi
• İşin mahiyeti ve ücreti
• Malın cinsi, türü, miktarı ve bedeli
• Malın ya da hizmetin vergisi ve varsa diğer kesintilerin tutarı
• Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sisteminden sorgulanabilmesi, görüntülenebilmesi ve doğrulanabilmesi için gerekli bilgileri içeren karekod ya da barkod

E-gider pusulasında olması gerekenler bu şekildedir. Bunun yanında bu bilgilerde değişiklik olması durumunda GİB internet sitesinde gerekli duyuru yapılacaktır. GİB internet sitesine ulaşabilmek için https://ebelge.gib.gov.tr/anasayfa.html linkini kullanabilirsiniz.

Opsiyonel Bilgilerle Zenginleştirme

• Ödeme tarihi ve yöntemi
• İade/iptal durumları için açıklama alanı
• İlgili sipariş/irsaliye/teklif numarası
• Yetkili kişi iletişim bilgileri

Karekod/Barkod Doğrulama İpuçları

• Belge üzerindeki karekodu mobil cihazla okutarak GİB doğrulama ekranına yönlenebilirsiniz.
• Belge numarası ve tarih bilgisi ile GİB portal üzerinden de doğrulama yapılabilir.

E-gider Pusulası Kullanmamanın Cezası

E-gider pusulasını kullanması zorunlu kılınan mükellefler, e-gider pusulasını kullanmaması durumunda hukuki yaptırımlarla karşı karşıya kalır. E-gider pusulası kullanmayan mükellefler, özel usulsüzlük cezaları kapsamında cezalandırılır. Bu ceza ise genellikle e-gider pusulası düzenlenmeyen işlem tutarının %10’unu tutarındadır. Ancak bazı durumlarda bu orana ek olarak cezalar da yansıtılmaktadır.

E-gider pusulasının kesilmemesi ile ilgili istisnai durumlar da bulunmaktadır. Eğer istisnai durumlardan biri yaşanması durumunda, e-gider pusulası kullanmamanın cezası yoktur. E-gider pusulası kullanmamanın cezası ile ilgili daha detaylı bilgi sahibi olabilmek için bu konuda uzman olan kişilerle iletişime geçmeniz daha sağlıklı olacaktır.

Uyum İçin Pratik Öneriler

• GİB duyurularını düzenli takip edin ve iç prosedürlerinizi güncelleyin.
• Belge üretiminde kontrolleri (TC/VKN, tarih-saat, vergi/stopaj gibi) zorunlu alan kontrolleriyle otomatikleştirin.
• İade ve influencer ödemeleri gibi hassas süreçleri standart iş akışlarına bağlayın.

E-gider Pusulası ile Fatura Arasındaki Farklar

• Düzenleyen: Faturayı mal veya hizmeti satan mükellef düzenler; e-gider pusulasını ise çoğunlukla alıcı (mükellef), vergi mükellefi olmayan kişiye yaptığı ödemeyi belgelendirmek için düzenler.
• Kullanım amacı: Fatura, satış/teslim işlemini; e-gider pusulası ise fatura düzenlenemeyen (mükellef olmayan) durumları ve tüketici iadelerini belgelendirir.
• Kesintiler: E-gider pusulasında KDV ve bazı durumlarda stopaj/diğer kesintiler yer alabilir; oranlar işin türüne göre değişir.

Muhasebe Entegrasyonu, Arşivleme ve Denetim

Arşiv Süreçleri

• E-belgeler elektronik ortamda arşivlenir; gerektiğinde kağıt çıktıları alınabilir.
• İşletme içinde erişim yetkileri belirlenerek ibraz süreçleri kolaylaştırılmalıdır.

Denetim Hazırlığı

• Her belgenin dayanağı (sözleşme, yazışma, sipariş, iade talebi) dosyalanmalı ve ilişkilendirilmelidir.
• Ödeme dekontları ve mutabakat kayıtları belge ile eşleştirilmelidir.

Temasis Akıllı E-Ticaret Altyapısı ile E-gider Pusulası Yönetimi

Temasis Akıllı E-Ticaret Altyapısı, e-gider pusulası süreçlerini e-ticaret iş akışlarının doğal bir parçası haline getirerek zaman ve maliyet tasarrufu sağlar. Özellikle iade ve tanıtım/influencer ödemeleri gibi e-gider pusulasının sık devreye girdiği senaryolarda entegrasyonun gücü ortaya çıkar.

Öne Çıkan Özellikler

• GİB uyumlu entegrasyon: Temasis, GİB teknik gerekliliklerine uygun biçimde e-belge üretimi için özel entegratörlerle entegre çalışabilir.
• Otomatik taslak oluşturma: İade talebi onaylandığında sipariş verileriyle e-gider pusulası taslağı otomatik hazırlanır; muhasebe onayı sonrası müşteriye iletilir.
• Influencer/affiliate ödemeleri: Kampanya yönetimi modülünde onaylanan ödemeler için vergi mükellefi olmayan içerik üreticilerine e-gider pusulası oluşturma akışları.
• Muhasebe/ERP entegrasyonu: Gelir ve gider belgeleri tek ekrandan muhasebe sistemlerine aktarılır; tutarlılık ve raporlama kolaylaşır.
• Karekod ve doğrulama: Oluşturulan belgeler karekod/barkod ile GİB doğrulamasına hazır şekilde üretilir.
• Raporlama ve denetim izi: Belge bazlı raporlar, iade nedenleri, ürün bazında iade oranları ve tutarsal etkiler tek ekranda.

Temasis’te E-gider Pusulası Sürecini Aktif Etme

• GİB/entegratör ayarları: Mali mühür/e-imza ve entegratör erişim bilgileriniz Temasis yönetim paneline tanımlanır.
• Şablon ve numara serisi: Belge şablonları (logo, unvan, adres, vergi bilgileri), numara serileri ve zorunlu alan kontrolleri ayarlanır.
• İş akışı kuralı: İade onayı ve tanıtım ödemesi onayı gibi tetikleyicilere e-gider pusulası üretim kuralı bağlanır.
• Test ve üretim: GİB testleri tamamlanır, ardından canlı ortamda otomatik üretim başlatılır.

Neden Temasis?

• Uçtan uca e-ticaret süreçleriyle entegre, hatayı ve manuel işi azaltan otomasyon.
• Ölçeklenebilir mimari: Kampanya dönemlerinde artan iade/ödeme yoğunluklarına uyum.
• Hızlı kurulum ve uzman destek: GİB uyumu ve entegratör süreçlerinde danışmanlık.

Sık Yapılan Hatalar ve Kaçınma Yolları

• Eksik taraf bilgileri: TC/VKN ve adres hataları reddedilmeye neden olabilir; Temasis’te zorunlu alan doğrulamalarını açık tutun.
• Yanlış vergi/stopaj oranı: Oranlar işin niteliğine göre değişebilir; güncel tebliğlere göre kontrol edin.
• Geç tarih-saat: Belge düzenleme zamanı işlemin gerçekleşme zamanıyla uyumlu olmalı.
• İade notlarının unutulması: Sipariş/ürün kodu ve iade gerekçesini yazmak sonraki mutabakatı kolaylaştırır.

Sıkça Sorulan Sorular

E-gider pusulası ile e-fatura aynı şey midir?

Hayır. E-fatura satıcı tarafından düzenlenir; e-gider pusulası ise çoğunlukla alıcı tarafından, vergi mükellefi olmayan kişiye yapılan ödeme veya tüketici iadesi gibi durumları belgelendirmek için düzenlenir.

Kağıt çıktıda kimin ıslak imzası gerekir?

Kağıt çıktının muhatap tarafından ıslak imza ile imzalanması yeterlidir. Düzenleyenin kağıt çıktı üzerine ıslak imza atma şartı yoktur.

E-gider pusulasını elektronik olarak iletmek zorunlu mu?

Belge muhataba kağıt şeklinde ya da elektronik ortamda iletilebilir. İş ortağınızla mutabakat sağladığınız yöntemi tercih edebilirsiniz.

Zorunluluk kapsamına girdim; ne kadar sürede geçmeliyim?

GİB bildirimi sonrası 3 ay içinde geçiş yapmak gerekir. Aksi halde özel usulsüzlük cezalarıyla karşılaşabilirsiniz.

İade süreçlerinde her zaman e-gider pusulası gerekir mi?

Genellikle tüketici iadelerinde e-gider pusulası kullanılmaktadır. Ancak işlem türüne göre istisnalar olabilir; mevzuat ve GİB duyurularını kontrol edin.

Sonuç

E-gider pusulası, vergi mükellefi olmayan kişilerle yapılan işlemler ile iade süreçlerinin yasal, izlenebilir ve denetime hazır şekilde belgelenmesini sağlar. Zorunluluk kapsamında olan işletmeler için 3 aylık geçiş süresi ve uyulmaması halinde özel usulsüzlük cezaları söz konusudur. Düzenleme sırasında GİB’in teknik kılavuzlarına uymak, zorunlu alanları eksiksiz doldurmak ve doğru vergi/stopaj uygulaması yapmak kritik önemdedir. Bu noktada GİB’in resmi duyurularını https://ebelge.gib.gov.tr/anasayfa.html adresinden takip etmeniz gerekir.

E-ticaret tarafında iade ve tanıtım ödemelerinin yoğunluğu düşünüldüğünde, Temasis Akıllı E-Ticaret Altyapısı ile e-gider pusulasını süreçlerinize entegre etmek; otomatik belge üretimi, karekodlu doğrulama, muhasebe entegrasyonu ve denetim izi gibi yeteneklerle operasyonel verimliliği artırır ve uyum risklerini azaltır. İlk kurulum ve geçişte uzman desteği almanız, süreci daha hızlı ve hatasız hale getirecektir.