Proforma Fatura Nedir? Nasıl Kesilir?

E-ticarete başlayan kişiler pek çok farklı fatura türüyle karşı karşıya kalır. Bu fatura türlerinden biri de “Proforma Fatura” olarak bilinir.

Proforma Fatura; henüz tamamlanmamış olan ve bu yüzden fatura numarasına sahip olmayan, satıcının satacağı ürün ya da hizmetlerin tahmini bedelini yansıtan ve buna bağlı olarak fiyat teklifi olarak nitelendirilen bir fatura türüdür. 

Proforma fatura ürün teslim edilmeden ya da iş tamamlanmadan önce teslim edilir. Proforma faturanın temel amacı alıcı tarafı detaylı bir şekilde bilgilendirmektir.

Bunun yanında potansiyel müşterilere de gönderilebildiği için satış yöntemleri arasında gösterilmektedir. Genel olarak “Proforma Fatura Nedir?” sorusuna bu şekilde cevap verebiliriz.

Proforma fatura ile ilgili merak ettiğiniz diğer sorulara cevap bulabilmek için yazımızın devamını okuyabilirsiniz.

Öneri İçerik: E-arşiv Fatura Nedir? Nasıl Kesilir?

Proforma Faturanın Özellikleri

Proforma faturanın pek çok farklı özelliği vardır. Bu özelliklerin başında karşı tarafa fiyat hakkında bilgi vermesi geliyor. Proforma faturanın diğer özelliklerini ise şu şekilde sıralayabiliriz;

• Proforma faturanın üzerinde mutlaka proforma fatura olduğuna dair bir yazı yazmalıdır.

• Bir nevi teklifname özelliği taşımaktadır ve ön mektup olarak değerlendirilebilir. 

• Dünya geneline bakıldığında ticarette sık sık kullanılan satış yöntemleri arasında yer almaktadır.

• Herhangi bir kanuni hükmü yoktur. Bu yüzden damga vergisine de tabi değildir.

• Müşterinin satıcıya olan güvenini artırır.

• Bilinen ve kanuni hükmü bulunan faturanın kesilmeden önceki son halidir. Bu yüzden proforma faturada, normal faturadaki detaylar da yer alır. 

• Satışı yapılacak olan ürün ya da hizmetin ölçüleri, şartları ve fiyatı hakkında bilgi veren bir belgedir.

• Herhangi bir zorunluluğu yoktur.

• Bankacılık işlemlerinde kullanılabilir. 

• Özellikle ithalat-ihracat süreçlerinde işlemlerin çok daha hızlı bir şekilde yürütülmesini sağlar.

• Proforma fatura bir teklif niteliği taşıdığı için bu fatura üzerinde çeşitli oynamalar yapılabilir. 

Proforma Faturada Olması Gerekenler

Proforma faturanın herhangi bir kanuni hükmü yoktur. Ancak proforma faturanın geçerli olabilmesi için üzerinde bazı bilgilerin bulunması gerekir.
Bu bilgilerin başında proforma faturanın, proforma fatura olduğuna dair belge üzerinde “Proforma Fatura” yazması geliyor. Bunun ve tutarın dışında proforma faturada olması gerekenler şu şekildedir;

• Satıcı ve alıcı tarafların adı, soyadı ve iletişim bilgileri

• Satışı gerçekleştirilecek olan mal ya da hizmetin cinsi

• Proforma faturanın düzenlenme tarihi

• Satışı gerçekleştirilecek olan malların menşei

• Satışı yapılacak olan ürünlerin ya da hizmetlerin teslim tarihi

• Ürünlerin ya da hizmetlerin toplam tutarı ve tutarın ödenme şekli

• Satışı yapılacak olan ürün ya da hizmetlerin her birinin birim fiyatı

• Satışı gerçekleştirilecek olan malların ağırlıkları, ebatları ve çeşitli nitelikleri

• Satışı yapılacak olan ürünlerin istiflenme, ambalajlarına ve taşınma şekillerine dair çeşitli bilgiler

• Söz konusu ürün ya da hizmet için yapılan teklifin geçerlilik süresi ya da tarihi

• Navlun ve sigorta prim tutarları

• Faturayı düzenleyen kişinin imzası

Proforma Fatura Kimlere Kesilir?

Proforma faturanın herhangi bir resmiyeti olmadığı için kimlere kesilebileceğine dair herhangi bir kısıtla ya da yasa bulunmamaktadır. 

Yani proforma fatura herhangi bir kişiye ya da herhangi bir şirkete kesilebilir. Bunun yanında dış ticaret için düşünecek olursak, proforma fatura ithalatçılara da kesilebilmektedir. 

Proforma Fatura Nasıl Kesilir?

Proforma fatura kesme ile ilgili herhangi bir yasal talimat bulunmamaktadır. 

Proforma fatura keserken, müşterinize bilgi verecek şekilde faturayı dilediğiniz gibi düzenleyebilirsiniz. 

Proforma fatura kesilirken firmanız ve ürün ya da hizmetle ilgili detaylar yer vermeniz yeterlidir. 

Proforma faturayı hazırlama ile ilgili herhangi bir yasal talimat bulunmamasına rağmen firmalar tarafından sık sık kesilen bir fatura türü olduğu için firmaların tercih ettiği bir standart bulunmaktadır. 

Bu standartlara göre proforma fatura hazırlama işleminde şu kısaslara dikkat edilmektedir;

• Proforma fatura hazırlanırken antetli kâğıt kullanılmalıdır.

• Proforma faturanın sol üst köşesinde alıcı ve satıcı tarafa dair bilgiler yer almaktadır.

• Proforma faturanın sağ üst köşesinde faturanın tarihi ve proforma numarası yazılır.

• Proforma faturanın ortasında ise satılacak olan ürünler ya da sunulacak olan hizmetlerle ilgili detaylı bilgiler yer almalıdır. 

Genel olarak proforma fatura hazırlanırken / kesilirken dikkat edilen hususlar bu şekildedir. Proforma faturanızla ilgili gerekli işlemleri yaptıktan sonra faturaya “Proforma Fatura” ibaresini eklemeyi unutmamalısınız. 

Proforma fatura hazırlama işleminin daha kısa sürmesi ve zaman kaybının yaşanmaması için genellikle hazır şablonlar ya da Word-Excel dosyaları kullanılmaktadır. 

Sizde zaman kaybı yaşamamak ve her proforma fatura kesimi için ekstra uğraşmamak adına kendiniz adınıza şablon ya da Word-Excel dosyası hazırlayabilirsiniz.

Öneri İçerik: E-ticaret Vergi Muafiyeti Sınırı

Proforma Fatura İle Fatura Arasındaki Fark

Proforma fatura ile Fatura birbirleriyle sık sık karıştırılsa dahi aslında aralarında çok ciddi farklar bulunmaktadır. Proforma Fatura ile Fatura arasındaki farkları şu şekilde sıralayabiliriz;

• Fatura ödeme yapılmadan önce düzenlenirken, proforma fatura sipariş vermeden önce verilir.

• Faturada satışın gerçekleşmesi gerekir. Proforma fatura ise yazılı bir teklif niteliğindedir, henüz satış gerçekleşmemiştir.

• Fatura yasal olarak bağlayıcıdır ve alıcının ödemesi gereken tutar belirtilir. Proforma faturada ise alıcının ne bekleyeceğine dair bilgi sahibi olması sağlanır ve mali yükümlülüğü yoktur.

• Fatura ve proforma faturada yer alan bilgiler neredeyse aynıdır. Ancak proforma faturada “proforma” ibaresi yer almalıdır.

• Fatura muhasebe işlemlerinde kullanılırken proforma fatura muhasebe amaçları için kullanılmamaktadır.

Proforma fatura ile ilgili merak edilen noktalara bu şekilde cevap verebiliriz.