Proforma Fatura Nedir? E-Ticarette Proforma Fatura Rehberi

Giriş

E-ticarete başlayan kişiler pek çok farklı fatura türüyle karşı karşıya kalır. Bu fatura türlerinden biri de “Proforma Fatura” olarak bilinir.

Online satışa yeni adım atan işletmeler için teklif, sipariş, fatura, iade ve sevkiyat gibi süreçler birbiriyle bağlantılıdır. Proforma fatura, bu akışın başında yer alır ve alıcının hangi ürünleri hangi şartlarla satın alacağını netleştirir. Bu rehberde proforma faturayı tüm yönleriyle ele alacak; özellikleri, avantajları, nasıl hazırlanacağı, kimlere kesileceği ve faturadan farkları gibi kritik başlıklarda pratik bilgiler sunacağız.

Proforma Fatura Nedir?

Proforma Fatura; henüz tamamlanmamış olan ve bu yüzden fatura numarasına sahip olmayan, satıcının satacağı ürün ya da hizmetlerin tahmini bedelini yansıtan ve buna bağlı olarak fiyat teklifi olarak nitelendirilen bir fatura türüdür. “Proforma Fatura” olarak bilinir.

Proforma fatura ürün teslim edilmeden ya da iş tamamlanmadan önce teslim edilir. Proforma faturanın temel amacı alıcı tarafı detaylı bir şekilde bilgilendirmektir.

Bunun yanında potansiyel müşterilere de gönderilebildiği için satış yöntemleri arasında gösterilmektedir. Genel olarak “Proforma Fatura Nedir?” sorusuna bu şekilde cevap verebiliriz.

Proforma fatura ile ilgili merak ettiğiniz diğer sorulara cevap bulabilmek için yazımızın devamını okuyabilirsiniz.

Öneri İçerik: E-arşiv Fatura Nedir? Nasıl Kesilir?

Proforma Fatura Ne Zaman Kullanılır?

Proforma fatura; fiyat teklifi istenen durumlarda, sipariş öncesinde şartların netleştirilmesinde, bankacılık veya gümrük işlemlerinde ön talebin belgelenmesinde, ayrıca B2B satışlarda onay akışı ve bütçe planlaması için sıkça kullanılır. E-ticarette; ürün varyasyonları, adet, birim fiyat, KDV oranı, kargo ve teslimat seçenekleri gibi unsurların topluca sunulması için idealdir.

Proforma Faturanın Hukuki Niteliği

Proforma faturalar bilgilendirme ve teklif belgesidir; tek başına yasal bir fatura yerine geçmez ve muhasebe kaydı oluşturmaz. Bu nedenle KDV tahakkuku veya gelir kaydı doğurmaz; ancak üzerinde yer alan şartlar (teslim, ödeme, para birimi, geçerlilik süresi vb.) ticari müzakerelerde referans belge görevi görebilir.

Proforma Faturanın Özellikleri

Proforma faturanın pek çok farklı özelliği vardır. Bu özelliklerin başında karşı tarafa fiyat hakkında bilgi vermesi geliyor. Proforma faturanın diğer özelliklerini ise şu şekilde sıralayabiliriz;

• Proforma faturanın üzerinde mutlaka proforma fatura olduğuna dair bir yazı yazmalıdır.

• Bir nevi teklifname özelliği taşımaktadır ve ön mektup olarak değerlendirilebilir. 

• Dünya geneline bakıldığında ticarette sık sık kullanılan satış yöntemleri arasında yer almaktadır.

• Herhangi bir kanuni hükmü yoktur. Bu yüzden damga vergisine de tabi değildir.

• Müşterinin satıcıya olan güvenini artırır.

• Bilinen ve kanuni hükmü bulunan faturanın kesilmeden önceki son halidir. Bu yüzden proforma faturada, normal faturadaki detaylar da yer alır. 

• Satışı yapılacak olan ürün ya da hizmetin ölçüleri, şartları ve fiyatı hakkında bilgi veren bir belgedir.

• Herhangi bir zorunluluğu yoktur.

• Bankacılık işlemlerinde kullanılabilir. 

• Özellikle ithalat-ihracat süreçlerinde işlemlerin çok daha hızlı bir şekilde yürütülmesini sağlar.

• Proforma fatura bir teklif niteliği taşıdığı için bu fatura üzerinde çeşitli oynamalar yapılabilir. 

Proforma Faturanın Avantajları

• Müşteriye net maliyet ve kapsam sunarak satın alma kararını hızlandırır.
• Sipariş öncesi yanlış anlaşılmaları en aza indirir; iade/iptal riskini düşürür.
• Uluslararası alımlarda banka, gümrük veya lojistik taraflarıyla ön onay süreçlerini kolaylaştırır.
• Kampanya, indirim, paket fiyat ve opsiyonel hizmetleri şeffaf biçimde göstermenizi sağlar.

Proforma Faturanın Sınırlılıkları

• Muhasebe kayıtlarında kullanılamaz; resmi fatura yerine geçmez.
• Ödeme yapılmadıkça veya sipariş onaylanmadıkça stok/rezervasyon garantisi sağlamaz (aksi belirtilmedikçe).
• KDV ve diğer vergiler bilgilendirme amaçlı gösterilse de vergi tahakkuku doğurmaz.

Proforma Faturada Olması Gerekenler

Proforma faturanın herhangi bir kanuni hükmü yoktur. Ancak proforma faturanın geçerli olabilmesi için üzerinde bazı bilgilerin bulunması gerekir.
Bu bilgilerin başında proforma faturanın, proforma fatura olduğuna dair belge üzerinde “Proforma Fatura” yazması geliyor. Bunun ve tutarın dışında proforma faturada olması gerekenler şu şekildedir;

• Satıcı ve alıcı tarafların adı, soyadı ve iletişim bilgileri

• Satışı gerçekleştirilecek olan mal ya da hizmetin cinsi

• Proforma faturanın düzenlenme tarihi

• Satışı gerçekleştirilecek olan malların menşei

• Satışı yapılacak olan ürünlerin ya da hizmetlerin teslim tarihi

• Ürünlerin ya da hizmetlerin toplam tutarı ve tutarın ödenme şekli

• Satışı yapılacak olan ürün ya da hizmetlerin her birinin birim fiyatı

• Satışı gerçekleştirilecek olan malların ağırlıkları, ebatları ve çeşitli nitelikleri

• Satışı yapılacak olan ürünlerin istiflenme, ambalajlarına ve taşınma şekillerine dair çeşitli bilgiler

• Söz konusu ürün ya da hizmet için yapılan teklifin geçerlilik süresi ya da tarihi

• Navlun ve sigorta prim tutarları

• Faturayı düzenleyen kişinin imzası

Eklenmesi Faydalı Diğer Bilgiler

• Teslim şekli (ör. EXW, FOB, CIF gibi teslim terimleri) ve teslim adresi.
• Ödeme şekli (peşin, kapıda, havale/EFT, kredi kartı, akreditif vb.) ve ödeme vadesi.
• Para birimi, kur bilgisi ve fiyatların KDV dahil/haric olduğu notu.
• İskonto, promosyon veya paket kapsamı gibi özel şartlar.
• Ürün kodu/SKU, seri numarası veya varyasyon (renk, beden) bilgileri.
• Garanti ve iade şartlarının kısa özeti, hizmet kapsamı ve SLA bilgisi (varsa).
• İletişim ve banka hesap bilgileri (IBAN, swift bilgisi gibi).

İpucu

Proforma faturanın başlığına “Proforma Fatura — Bilgilendirme ve Teklif Belgesidir” notunu eklemek, yanlış anlaşılmaları ve resmi fatura ile karışıklıkları önler.

Proforma Fatura Kimlere Kesilir?

Proforma faturanın herhangi bir resmiyeti olmadığı için kimlere kesilebileceğine dair herhangi bir kısıtla ya da yasa bulunmamaktadır. 

Yani proforma fatura herhangi bir kişiye ya da herhangi bir şirkete kesilebilir. Bunun yanında dış ticaret için düşünecek olursak, proforma fatura ithalatçılara da kesilebilmektedir. 

B2C (son kullanıcı) satışlarda da müşteriye sipariş öncesi maliyet ve kapsamın net gösterilmesi için proforma fatura düzenlenebilir. B2B tarafında tedarik zinciri üyeleri, distribütörler, bayiler, kamu kurumları veya yurt dışı alıcılar için teklif-belge olarak kullanımı yaygındır.

Proforma Fatura Nasıl Kesilir?

Proforma fatura kesme ile ilgili herhangi bir yasal talimat bulunmamaktadır. 

Proforma fatura keserken, müşterinize bilgi verecek şekilde faturayı dilediğiniz gibi düzenleyebilirsiniz. 

Proforma fatura kesilirken firmanız ve ürün ya da hizmetle ilgili detaylar yer vermeniz yeterlidir. 

Proforma faturayı hazırlama ile ilgili herhangi bir yasal talimat bulunmamasına rağmen firmalar tarafından sık sık kesilen bir fatura türü olduğu için firmaların tercih ettiği bir standart bulunmaktadır. 

Bu standartlara göre proforma fatura hazırlama işleminde şu kısaslara dikkat edilmektedir;

• Proforma fatura hazırlanırken antetli kâğıt kullanılmalıdır.

• Proforma faturanın sol üst köşesinde alıcı ve satıcı tarafa dair bilgiler yer almaktadır.

• Proforma faturanın sağ üst köşesinde faturanın tarihi ve proforma numarası yazılır.

• Proforma faturanın ortasında ise satılacak olan ürünler ya da sunulacak olan hizmetlerle ilgili detaylı bilgiler yer almalıdır. 

Genel olarak proforma fatura hazırlanırken / kesilirken dikkat edilen hususlar bu şekildedir. Proforma faturanızla ilgili gerekli işlemleri yaptıktan sonra faturaya “Proforma Fatura” ibaresini eklemeyi unutmamalısınız. 

Proforma fatura hazırlama işleminin daha kısa sürmesi ve zaman kaybının yaşanmaması için genellikle hazır şablonlar ya da Word-Excel dosyaları kullanılmaktadır. 

Sizde zaman kaybı yaşamamak ve her proforma fatura kesimi için ekstra uğraşmamak adına kendiniz adınıza şablon ya da Word-Excel dosyası hazırlayabilirsiniz.

Öneri İçerik: E-ticaret Vergi Muafiyeti Sınırı

Adım Adım Proforma Fatura Hazırlama

• Başlık ve numaralandırma: Belgenin başına “Proforma Fatura” yazın, iç takip için proforma numarası verin.
• Ticari bilgiler: Satıcı ve alıcının unvanı, adresi, vergi/kimlik no, iletişim.
• Ürün/hizmet satırları: SKU, açıklama, adet, birim fiyat, para birimi, iskonto ve ara toplam.
• Vergi ve masraflar: KDV oranı (bilgi amaçlı), navlun, sigorta, diğer giderler.
• Teslim ve ödeme: Teslim şekli/yer, tahmini tarih, ödeme yöntemi ve vade.
• Geçerlilik: Teklifin geçerli olduğu tarih aralığı veya son geçerlilik günü.
• Notlar: Garanti, iade, kur bilgisi, özel şartlar.
• İmza/kaşe: Yetkili imza veya elektronik onay.

Sayısal Doğrulama ve Kontroller

• Kur ve KDV hesaplamalarını kontrol edin; KDV dahil/haric ifadesini mutlaka belirtin.
• Tahmini teslim süresini gerçekçi yazın; stok ve üretim süreleriyle uyumlu olsun.
• Para birimi ve ödeme yöntemi (TL/USD/EUR; havale/EFT/kredi kartı/akreditif) net olmalı.

Proforma Fatura ile Fatura Arasındaki Fark

Temel Farklar

Proforma fatura ile Fatura birbirleriyle sık sık karıştırılsa dahi aslında aralarında çok ciddi farklar bulunmaktadır. Proforma Fatura ile Fatura arasındaki farkları şu şekilde sıralayabiliriz;

• Fatura ödeme yapılmadan önce düzenlenirken, proforma fatura sipariş vermeden önce verilir.

• Faturada satışın gerçekleşmesi gerekir. Proforma fatura ise yazılı bir teklif niteliğindedir, henüz satış gerçekleşmemiştir.

• Fatura yasal olarak bağlayıcıdır ve alıcının ödemesi gereken tutar belirtilir. Proforma faturada ise alıcının ne bekleyeceğine dair bilgi sahibi olması sağlanır ve mali yükümlülüğü yoktur.

• Fatura ve proforma faturada yer alan bilgiler neredeyse aynıdır. Ancak proforma faturada “proforma” ibaresi yer almalıdır.

• Fatura muhasebe işlemlerinde kullanılırken proforma fatura muhasebe amaçları için kullanılmamaktadır.

Örnek Senaryo

Bir müşteri 100 adet ürün için fiyat ve teslim süresi sorduğunda, siz birim fiyat, iskonto, kargo ve teslim şartlarını içeren proforma fatura gönderirsiniz. Müşteri onaylar ve ödeme/sipariş gerçekleşirse resmi fatura kesilir. Proforma teklif, sipariş öncesi mutabakat içindir; resmi fatura ise satışın kanıtıdır.

İthalat-İhracatta Proforma Fatura ve Teslim-Ödeme Şartları

Uluslararası ticarette proforma fatura; akreditif başvurularında, gümrük ön bildirimlerinde ve lojistik planlamada talep edilebilir. Belge üzerinde teslim şeklinin (EXW, FOB, CIF, DDP vb.) açıkça yazılması, navlun ve sigorta giderlerinin kime ait olduğunun netleşmesini sağlar.

• Teslim şekli: EXW (işletmeden teslim), FOB (gemide teslim), CIF (sigorta ve navlun dahil) gibi incoterms terimleri sorumluluk ve maliyet paylaşımını belirler.
• Ödeme şekli: Avans, mal mukabili, peşin, akreditif (L/C), vesaik mukabili gibi yöntemler proformada belirtilmelidir.
• Menşe ve GTIP: Ürün menşei ve mümkünse GTIP (HS Code) bilgisi, gümrük vergileri ve uygunluk açısından yol gösterir.

Proforma Fatura Örneği ve Şablon İpuçları

Basit Bir Proforma Fatura Şablonunda Bulunabilecek Alanlar

• Başlık: “Proforma Fatura”
• Proforma No ve Tarih
• Satıcı Bilgileri: Unvan, adres, vergi dairesi/no, iletişim
• Alıcı Bilgileri: Unvan/isim, adres, vergi/kimlik no, iletişim
• Ürün/Hizmet Satırları: Ürün kodu, açıklama, menşe, adet, birim, birim fiyat, iskonto, ara toplam
• Vergiler ve Masraflar: KDV (bilgilendirme), navlun, sigorta, diğer kalemler
• Genel Toplam: Para birimi ve kur bilgisi notu
• Teslim Koşulları: Teslim şekli, tahmini teslim tarihi, teslim adresi
• Ödeme Koşulları: Yöntem, vade, banka/IBAN
• Geçerlilik Süresi: Örneğin “Teklif 10 gün geçerlidir.”
• Notlar: Garanti, iade, paket kapsamı, özel şartlar
• İmza/Kaşe veya Yetkili Onayı

Şablon Kullanırken Dikkat Edilecekler

• Logo ve kurumsal renklerle marka algısını güçlendirin.
• Sütun başlıklarını net yazın; birim ve para birimini karıştırmayın.
• Fiyatların KDV dahil/haric olduğunu mutlaka belirtin.
• PDF’ye dönüştürüp paylaşın; değişikliklere karşı bütünlüğü korur.

Sık Yapılan Hatalar ve Pratik İpuçları

• “Proforma” ibaresini yazmamak: Belirtilmemişse resmi fatura sanılabilir.
• Teslim/ödeme şartlarını eksik bırakmak: Maliyet ve sorumluluklar belirsiz kalır.
• Para birimini net yazmamak: Kur dalgalanmalarında anlaşmazlık doğurur.
• Geçerlilik süresini eklememek: Sınırsız teklif izlenimi verir.
• Yanlış veya eksik KDV bilgisi: “Bilgilendirme amaçlı” notunu düşmeyi unutmayın.
• SKU/varyasyon detaylarını atlamak: Özellikle e-ticarette yanlış ürün gönderimine yol açabilir.

Temasis Akıllı E-Ticaret Altyapısı ile Proforma Süreçlerini Kolaylaştırın

Modern e-ticaret operasyonlarında proforma fatura, teklif ve sipariş akışının önemli bir parçasıdır. Temasis Akıllı E-Ticaret Altyapısı gibi çözümler; ürün kataloğu, stok ve fiyat yönetimi, kargo seçenekleri ve vergi kuralları gibi unsurları tek bir yerde yönetmenize yardımcı olur. Bu sayede:

• Ürün kartlarındaki bilgilerle tutarlı ve hızlı proforma taslakları oluşturabilir,
• Varyasyonlar, SKU ve fiyat kurallarıyla hatasız satır detayları hazırlayabilir,
• Kargo ve teslimat seçeneklerini şeffaf biçimde ekleyebilir,
• Onaylanan proformaları siparişe dönüştürme akışını daha verimli yürütebilirsiniz.

E-fatura gibi dijital faturalama süreçlerine geçişte proforma faturalar; sipariş gerçekleştiğinde resmi belgelere temel oluşturur. Bu kapsamda Temasis’in sunduğu içerik ve rehberlerden yararlanarak dijital faturaya geçişinizi hızlandırabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

Proforma fatura resmi fatura yerine geçer mi?

Hayır. Proforma, teklif ve bilgilendirme amaçlıdır; resmi fatura yerine geçmez, muhasebe kaydı oluşturmaz.

Proforma faturada KDV göstermek zorunlu mu?

Zorunlu değildir; ancak alıcıyı bilgilendirmek için KDV oranını ve dahil/haric notunu belirtmek faydalıdır.

Proforma fatura ne kadar süre geçerlidir?

Geçerlilik süresi satıcı tarafından belirlenir (örneğin 7-30 gün). Mutlaka belge üzerinde yazılmalıdır.

Uluslararası satışlarda proforma şart mı?

Birçok banka/gümrük işlemi için talep edilebilir. Teslim ve ödeme şartlarını netleştirdiği için tavsiye edilir.

Proforma onaylandıktan sonra ne yapılır?

Müşteri onayı ve ödeme şartlarına göre siparişe dönüştürülür ve resmi fatura kesilir.

Sonuç

Proforma fatura; satış öncesi beklentilerin netleştiği, fiyat ve şartların yazılı hale geldiği kritik bir belgedir. E-ticarette doğru kurgulanmış proforma süreçleri; müşteri güvenini artırır, sipariş ve faturalama adımlarını hızlandırır, iade/iptal gibi maliyetleri azaltır. Bu rehberde proformanın ne olduğu, hangi bilgileri içermesi gerektiği, nasıl hazırlandığı ve fatura ile farkları gibi temel noktaları paylaştık.

Operasyonlarınızı dijitalleştirmek ve proforma–sipariş–fatura zincirini verimli yönetmek için Temasis Akıllı E-Ticaret Altyapısı’nın sunduğu bilgi kaynakları ve entegrasyonlardan yararlanabilir; e-arşiv ve e-fatura geçişleri hakkında bilgi almak için önerilen içeriklere göz atabilirsiniz.

Proforma fatura ile ilgili merak edilen noktalara bu şekilde cevap verebiliriz.